客戶關系管理(CRM)產品問世已有二十多年，而SaaS廠商銷售CRM套件也有近十個年頭了。盡管客戶們對CRM已是相當熟悉，但令人吃驚的是，客戶們對CRM仍然存在相當大的誤區。本文給出的忠告適用于任何CRM系統。
1、CRM系統不如數據來得重要。即便擁有種種最出色的功能特性，但要是沒有實際的用戶和面向客戶的實際數據，這個CRM系統照樣只是個空架子。別被CRM的那些特性和功能迷惑了;相反，應關注它所構建的數據資產具有的可信性。
2、用戶采用率和所代表企業的百分比是衡量CRM系統成功的唯一標準。CRM系統有一個良性循環：采用系統的用戶數量越多，被輸入的數據就越多;CRM數據越可信、越有意義，數據資產對所有用戶來說就越有價值;而這種資產越有價值，就越容易吸引更多的用戶充分利用并幫助完善系統。即便有些用戶由于使用CRM而大獲成功，如果你只是孤立、局部地使用，那么大部分客戶情況在數據庫中還是得不到真實客觀的體現。與深入卻零星地使用CRM系統相比，廣泛使用對整體協作來說顯得更重要。
3、在數據質量方面耗費大量精力。即便你在部署一個全新的CRM，也會發現數據質量方面的一些問題;這些問題讓每個用戶都心生厭惡，還降低了系統的整體可信性。你需要在三個層面解決數據質量問題：
無論是在初期的遷移階段，還是在后期的導入階段，千萬不要在還沒有清理數據的情況下，就讓數據進入系統。
找出數據污染來源，并且系統性地加以更正。你需要自我凈化的數據。
確認破壞CRM數據意義的業務流程。你的團隊可能會給數據意義帶來不被人察覺但很重大的變化。尤其要注意橫跨有著不同目標或衡量標準的部門的業務流程。
4、CRM系統不能被孤立存在幾乎任何引起人們興趣的CRM系統必然會讓用戶可以訪問數據庫范圍之外的數據。所以，集成將至關重要，但是集成項目不會像初期的CRM項目那樣省力或省錢。集成工作幾乎總會暴露隱藏在孤立的系統操作當中的數據問題。
5、大多數時候，所謂的“CRM問題”其實是流程脫節、政策沖突或數據差錯。有時候，CRM系統只是正好能夠處理任務，卻滿足不了更高的要求――這其實也是一個“CRM問題”。但是最明顯、最嚴重的CRM問題卻是下列隱患引起的一些問題：業務流程出現漏洞或冗余，企業政策或規則相互矛盾，或者是數據完全受到了污染，無藥可救。在你考慮更換系統之前，一定要找出并消除這些隱患：只有解決了諸如此類的問題，CRM才有希望取得成功。
6、CRM系統有助于流程得到改進，而不是來自CRM系統本身。CRM的兩個密切相關的目標是：一是獲取客戶信息(他們需要什么、正在做什么);二是提高滿足客戶需求、實現盈利的能力(協作和執行能力)。
盡管CRM的功能在實現這兩個目標方面起到了作用，但是實際上只是讓你的人員能夠看得更清楚、反應更迅速。如果你不改變業務流程就想充分利用CRM，即便你的員工做起事來速度更快了，浪費也更少了，但仍無法獲得寶貴的客戶信息。換句話說，你恐怕需要改變一些流程和業務規則，那樣才能最大限度地發揮CRM的優勢。
7、讓CRM系統需要處理好各方面的關系。只要業務流程、公司政策和規則發生了變化，某個人的工作、目標、甚至預算都有可能隨之發生變化。這意味著，各個層面的政策以及變更管理對普通員工(“我的工作會實現自動化嗎”)和管理人員(“我的考核標準和獎金會有變動嗎”)來說都很重要。就沖著這一點，我們建議采取按部就班的方法來部署及擴建CRM。
8、擁有的客戶越多，CRM系統具有的優勢就越明顯――但是不可能做到一下子就讓每個客戶都使用該系統。即便系統擴展、集成和數據質量不是什么大問題，即便你順暢無阻、一步到位地部署了系統，即便你一開始就擁有購買所有用戶許可證所需的預算，也不應該這么做(即讓每個客戶都使用CRM系統);因為有著太多的流程問題以及各部門利益糾紛方面的太多障礙。由于充分利用CRM是一個歷時多年的過程，所以你需要為此做好規劃。
9、出人意料的是，CRM系統的設計使用壽命可能只有五年。與大多數企業應用軟件不同的是，CRM系統面對的是市場。而市場規則在五年過后可能發生重大變化。誰是你的競爭對手?你的銷售渠道有哪些?你怎樣為客戶提供獨特的優勢?不妨與2004年或1999年比較一下。你會發現，情況發生了太大的變化。
另外要注意的一個方面就是：與其他任何企業應用軟件相比，CRM系統受到企業副總裁的觀點和偏好的影響更大。在某些行業，銷售或營銷副總裁的任職只有36個月。每次換新的副總裁，你會發現項目優先級和政策都會出現變化，因而可能需要對CRM系統進行大幅改動。看一下用了5年的CRM系統，你會發現政策支離破碎、不完整，結果給數據質量和意義帶來了負面影響。最終，這些問題會開始削弱CRM系統的優勢，因而需要逐一根除――或者通過系統改造，或者通過徹底換掉。
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