數(shù)據(jù)質量參差不齊是CRM系統(tǒng)實施失敗率高企不下的一大常見原因，只有包含正確的信息內容，一套CRM軟件才能體現(xiàn)其價值。那么，你該如何避免不完整、不正確、不相關，或過期的數(shù)據(jù)被錄入到CRM系統(tǒng)中呢?
首先，你需要了解哪些人是CRM的主要用戶，然后制定一套數(shù)據(jù)錄入制度，并定義使用規(guī)則。比如：哪些用戶有系統(tǒng)訪問權限;哪些用戶能創(chuàng)建、添加、修改或刪除記錄?然后將此信息轉交給系統(tǒng)管理員來采取相應的措施。
其次，建立一套制度，在創(chuàng)建記錄之前先檢查有沒有重復數(shù)據(jù)。在錄入數(shù)據(jù)時是否允許采用縮寫方式?比如IBM或I.B.M或International Business Machines Inc等。確保輸入的一致性能幫助你降低重復的幾率。
你的記錄及數(shù)據(jù)多久被創(chuàng)建或備份一次?你的客戶地址第一欄是統(tǒng)一填寫郵政地址，還是公司實際地址?
進行拼寫檢查。當有疑問時，及時向客戶確認。確認公司名的類型，比如LLC、Inc、PTY Ltd等。使用規(guī)則來創(chuàng)建新的檔案或用戶定義欄，每當需要建立新的用戶定義欄時，先要經(jīng)過許可。否則重復數(shù)據(jù)將會滲透到你的系統(tǒng)中。
確保email地址輸入正確。這是一個簡單，但卻常見的錯誤。如果你的軟件不支持，那就建立一套關于如何從郵件中創(chuàng)建記錄的制度。
誰負責備份數(shù)據(jù)庫?如果他缺勤或不在辦公室，誰來接替他的工作?多久做一次備份?用何種方式進行備份?備份儲存在哪里?儲存位置或媒介是否安全?
一旦你建立了相應的數(shù)據(jù)錄入制度，確保每名相關人員都了解并遵守該制度。如果有需要的話，每隔三個月或一定時期，就對制度進行一次修訂。它能幫助你的員工了解公司想從數(shù)據(jù)中獲得哪些信息來進行更為有效的市場活動，生成更加精確的報表。
不要因為數(shù)據(jù)質量的問題，而導致CRM系統(tǒng)無法發(fā)揮應有的價值。
關鍵字： 數(shù)據(jù) 準確 系統(tǒng)
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