（一）機制為什么要“改善”
由于環境和外界條件的變化，原本不是問題的事情也成了問題。如果不能針對問題做出改善，等待我們的就只有死路一條。個人和企業都是一樣，只有通過改善來應對身邊環境的變化，解決那些給我們帶來負面影響的問題，才能生存下去。同樣，也只有通過改善不斷提高自身的實力，才能使個人和企業獲得發展。“逆水行舟，不進則退”，發展也是為了更好的生存。這就是改善對于生存和發展的意義所在。
（二）改善的方法
改善應包含三個步驟：定義問題、分析問題和解決問題。在定義問題的時候，要把問題定義具體。
在分析問題的時候可以通過多問幾次為什么找到問題的根本原因。
在解決問題的時候要注意長短結合，既要有長期的解決措施，又要有短期見效的措施。在制定短期措施的時候，要充分結合現有優勢和資源，針對那些我們可以更方便控制的因素進行改善，才能達到理想的效果。
改善最常用的方法是：DMAIC（定義：Define、衡量：Measure、分析：Analysis、改進：Improve、控制：Control）
定義（Define）：針對流程，界定問題。盡可能把你認為是問題的問題列出來。銷售經理開始進行銷售流程的改進。他做的第一件事情就是定義目標，提出今年將簽單成功率提高到20%。
衡量（Measure）：搜集資料，衡量整個流程或操作中，有多少產生誤差的機會。發明創造來自于基層的員工。怎樣才能找到他們的優秀之處呢？領導者不能每天實時了解每位員工的工作情況，但是可以找出一個衡量系統。CRM系統就是衡量系統，它能分析每位員工的簽單成功率。通過CRM系統可以衡量不同員工的業績，讓領導者很容易識別出優秀的員工，然后看他們的步驟與其他人有什么不同，有什么值得學習和推廣的地方。
分析（Analysis）：分析數據，評估流程的優缺點何在，并和同業比較，找出項目結果最后可以改善的最大限度到哪里？之后定出目標數據，即希望達成的目標。衡量體系并不能直接找到流程改進的方法，因為導致結果的因素有很多。主管應該采用訪談、頭腦風暴會議、協同工作等方法去仔細分析到底是什么原因導致員工的優秀表現。在分析的時候，經常使用各種統計工具，因為偶爾一次的好的結果可能是偶然的，但是經過大量數據的分析就可以找到真正的內在驅動因素。
改進（Improve）：決定解決方案，并加以執行。案例中的經理吸取了四封感謝信的經驗，將個人的智慧變成組織的流程，改進了銷售流程，提高了簽單成功率。企業中最重要的因素是人。但是人的能動性體現在最優的流程中。當企業運行的規則穩定下來以后，就能夠形成“鐵打的營盤，流水的兵”，把個體經驗升華為團隊經驗。
控制（Control）：控制新流程，保持成果不變。四封感謝信既然可以提高簽單成功率，但是怎么能監督員工按這個流程執行呢？能力的復制和企業內部的監督力度緊密相關。即使有了詳細的書面文檔，具體執行過程中的檢查、激勵是真正能夠將思路轉化成執行力的重要因素。CRM系統幫助企業實現信息透明化、提高信息傳遞及時性，這些是流程執行和監督的關鍵要素。
（三）讓改善成為一種習慣
我們要讓改善成為一種習慣，并且要使改善持續起來。在完成一次改善之后，要通過實踐來檢驗改善的效果，并以此作為下一次改善的起點，啟動下一輪的改善。只有這樣，我們的能力才能持續的提升，才能應付身邊的種種危機。
因此，改善應該遵照PDCA/SDCA循環：
Plan計劃：為達到改善目標而制定目標或行動計劃；
Do做：按計劃執行工作；
Check檢查：檢驗工作是否按計劃被執行，并朝所預定的方向發展；
Adapt調整：通過對新工作步驟的標準化來避免原問題的重復發生，并為下一步改善制定目標。
任何一個工作過程開始的時候都是不穩定的，必須要先將這種變化的過程穩定下來，然后才可以引入PDCA循環。這時可先采用SDCA循環[Standardization（標準化）—Do—Check—Adapt（調整）]，SDCA循環的作用就是將現有的過程標準化并穩定下來，而PDCA循環的作用是改善這些過程，SDCA重在保持，PDCA重在完善，只有當已有標準存在并被遵守并且現有的過程也穩定的情況下，才可以進入PDCA循環。
（四）建立一套完整的改善機制
我們需要建立起一套完整的“機制”來規范改善活動，使自發的、零散的、隨意的改善變成持續的、系統的、高效的改善。
什么是機制？“機制”就是能夠幫助我們實現目標的一組相互關聯、相互作用的要素，例如：組織、戰略、目標、流程等。
改善要有組織和分工，有些人要負責問題的搜集，另外一些人則對問題進行分析和改善，還有一些人要負責對改善成果進行管理，而企業高層則需要進行總體的領導。這樣各自的職責才能明確，使改善更有效率。
改善活動需要進行規劃，明確改善的目標、重點和計劃，這樣員工在改善的時候就不會是僅憑興趣了。這樣的改善效果才會更好！
有了組織和規劃，改善得到規范了。我們還需要建立一套完整的流程，將問題發現、問題解決和成果固化的步驟和方法都寫到流程里面，讓員工在做事的時候有章可循。其中成果固化是尤為重要的，我們需要把總結出來的知識、方法經驗記錄下來，讓大家學習、共享和推廣，使改善的成果能夠產生最大的效用。
有組織、有規劃、有流程，如果能把這些都建立起來，那我們的機制就很完善了。
如果能再增加幾項內容就更完美了。
首先是一套激勵制度，如果能夠激勵到位的話，員工在改善的時候會更有干勁兒；
然后是培訓制度，通過培訓可以增強員工對改善方法的掌握程度，提高改善的效率和效果，另外也有利于改善成果的推廣；
再有就是一套評價制度，通過評價可以定期了解改善活動進展如何，是否達到了預期的效果，還有哪些地方需要改進，這將有利于機制自身的不斷完善；
最后，在機制中還應該有一項重要的內容，那就是企業高層必須充分發揮領導者的作用，把握方向，鼓舞士氣，身先士卒，帶領大家一路向前！
如果能有這樣一套機制，就可以應對任何危機了。我們就把它稱為“持續改善機制”吧！
持續改善機制的建立具有劃時代的意義。改善活動進入了一種規范、有序的狀態。每個成員都各司其職，針對目標、按照計劃、依據流程進行改善，改善活動持續、系統、高效的開展，改善成果不斷涌現。通過成果的固化和共享，銷售能力和服務滿意度獲得普遍提升，士氣也會空前高漲。
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