CRM系統作為管理企業與客戶關系的主要管理系統平臺，不僅要處理企業與客戶之間的業務，還要處理企業內部相關部門的業務。CRM中不僅包含客戶的信息資料，而且涉及市場競爭對手的情報資料，還要包括企業進行營銷、銷售及支持服務所需的各種數據。信息數據的來源是多種多樣的，可以是本地數據庫，也可以是異地數據庫，甚至可以是E-mail、文本文件等。客戶與企業、部門與部門、業務與業務、銷售與市場及服務間復雜關系，導致CRM中的數據不論是結構、類型還是彼此間的關聯都是復雜多變的；對這種數據進行的處理也是多種多樣的，因此，要實現對CRM數據的及時、準確的處理和有效利用，就需要：
（1）建立統一的信息編碼系統；
（2）設計能夠良好反映事務特性的數據模型；
（3）劃分數據庫類型，在分布式數據庫管理系統和網絡平臺基礎上，設計全局共享及局部共享數據庫，以支持分布式數據處理，實現各分系統之間及其內部各功能模塊之間的信息集成；
（4）提供強大的數據庫管理系統，并在此基礎上進行完善的客戶銷售數據庫、客戶市場數據庫、客戶支持與服務數據庫、企業綜合信息數據庫等。
由于CRM是以客戶為整個管理的中心，不同于其它管理系統，其數據庫管理有自己的特性。因此，需要建構自己的CRM數據庫。在構建CRM數據庫時，應注意CRM的特性，同時也要注意CRM系統與企業其它管理系統的協調。
如果某CRM系統針對的用戶群是小型企業，那么該系統的有助于該類型企業改善其對現有客戶的管理混亂狀態，加強企業與客戶之間的聯系。
對此，CRM系統該滿足如下需求：
（1）因為是小型企業，系統將只設系統管理員，管理員擁有對全部系統資料的操作權限。
（2）客戶管理模塊，基本資料的添加、修改、刪除和查詢功能；與客戶相關的聯系人資料的添加、修改、刪除和查詢功能。另外，當查詢到需要信息的時候，系統應提供報表和打印功能，以供公司領導作出決策。
（3）客戶銷售管理模塊，有基本的添加、修改、刪除和查詢功能。其目標是提高客戶銷售數據的準確性、及時性和完整性，對客戶銷售進行有效管理，提供決策支持所需的數據。
（4）服務反饋模塊，有基本的添加、修改、刪除和查詢功能，其目標是及時記錄客戶反饋的信息，提供有競爭力的售后支持、修理和維護服務。可以實現訂單的跟蹤；記錄發生過的問題及其解決過程。從而維持好最大限度的老客戶。
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